面对当前视频会议系统发展的新趋势，面向中国科学院院新的发展战略及“十三五”重要改革举措的新需求，除了需要解决大型事件的视频会议场景需求之外，亟待建立一套桌面视频会议平台，同科学院已有大型会议室视频会议解决方案实现互通、互补，满足不同场景、不同人群、不同会议组织模式的更加灵活、便捷的视频会议需求，并构建完善的支撑平台，提供便捷、易操作、高可靠以及能够自助服务的视频会议服务体系，以满足科学院院级-所级、院级-分院级、所级-所级以及课题组级、合作组级科研和管理活动中国内、国际协作需求。
科学院机关桌面视频会议综合平台特性至少包括：
1)智简会议：极简部署，易于使用，快捷开会，无需信息技术人员专门保障；
2)多场景支持：中小型会议室场景、个人办公室场景、外出出差场景；
3)全场景覆盖：软硬件相结合方式，针对不同场景需求和用户习惯，提供不同的软硬件部署方案。中型会议室应用：支持对接会议室音频系统，会议平板套装组合；小型会议室和个人办公室：可以支持一体化硬件化部署或者软件部署；外出人员：支持移动设备接入。
4)弹性化私有云部署：以云服务模式面向院机关人员开放服务，并具有面向全院科研管理人员服务的扩展能力。
5)开放接口：提供标准化接口，供第三方应用系统调用和扩展。
构建满足科学院机关不同人群、不同场景、不同参与方式需求的桌面视频会议综合服务平台。该系统由会议组织及内容管理平台、桌面视频会议协作平台以及相应的支撑平台组成。
4.1 会议组织及内容管理平台
该平台实现会议组织和内容管理。用户在需要时，可以自助创建事件、会议、论坛等一系列模式会议的内容管理网站，同时支持会议主题管理、日程管理、报告管理、参会注册管理、交费管理、报告管理、视频会议室自动创建与关联管理等，实现对各类会议的全生命周期管理、跟踪和归档。同时，该平台预留扩展信息，方便会议组织者的特殊事项定制化。
该平台同时支持中英文，满足国际、国内会议内容管理需求。
4.2 桌面视频会议平台
桌面视频会议平台实现各种场景下的视频会议和协作共享功能需求，提供相应的支撑服务。同时该平台具有开放的的API接口，可以实现同会议组织和内容管理平台、支撑平台及其它业务应用的深度融合与定制开发。具体功能包括：
1)能够实现对视频会议用户的管理、授权及组织架构管理。
2)能够实现中小型会议室、办公室电脑和移动设备（手机和pad）灵活地参与和发起会议，实现随时随地参加会议。
3)采用通用网络协议，能够在现有网络和信息安全条件下安全、可靠和高效运行。
4)具有便捷的录制和存储功能，能够实现多组会议的实时录制，录制内容能够共享和分发和直播。
5)具有高度的安全性措施，能够有效抵制网络病毒和黑客等的攻击，具备严格的授权、认证和加密机制,确保各组会议间互不干涉。
6)采用基于Web的图形化操作界面，中英文人机对话模式，满足国内、国际交流需求，易于操作、无需培训即可使用，维护和管理方便，具有良好的用户体验。
7)私有云化部署，支持多租户服务，即一套系统平台，能够根据服务对象的不同，启用不同的租户，实现不同单位之间的会议服务信息隔离。
8)可扩展性强，系统设计考虑未来的发展，留有充分的扩充余地，能够方便地实现视频系统的扩展和升级。
9)高可靠，保证7*24小时不间断地稳定可靠运行，适应工作环境能力强，故障率低。
4.3 支撑平台
支撑平台是满足桌面视频会议平台和会议内容管理平台安全、可靠、高效运行的基础保障平台，本项目中包含用户统一认证、系统运行监控以及用户自助服务等三部分功能。
用户统一认证计划采用中科院已有的统一认证系统（一期计划以Email帐户作为用户认证入口）作为桌面视频会议平台的用户基础数据来源。该平台通过标准接口实现同已有统一认证系统的对接，同时扩展出组织通讯录并融合到桌面视频会议平台中。
系统运行监控将采用主动和被动测量技术手段，实现对整体平台软硬件的7X24小时自动监控和常见故障的自动化修复，提升系统可靠性。
用户自助服务将为桌面视频会议用户提供统一服务接口（一部电话号码、一个视频号码、一个网站、一个Email邮箱），在用户使用过程中遇到任何问题和意见及建议，可以直接便捷地进行求助，并将能够对自己的问题及意见和建议处理过程进行可视化追踪，从而提升用户服务体验。